Envoyer un document en signature électronique via la signature Netty

A l'heure du digital, Netty vous met à disposition son propre outil de signature électronique. Découvrez ci-dessous comment élaborer et envoyer un parcours conforme au règlement européen eIDAS.

L'outil de signature électronique se situe dans la partie Suivi que vous retrouvez au sein du menu, à gauche, puis dans "Signature" dans le menu à l'horizontale, en haut. Cliquez enfin sur "Nouveau" pour créer un nouveau parcours de signature électronique.

1. DESTINATAIRES.

Dans cette première partie du parcours, vous allez définir les destinataires de vos documents. Tout d'abord, choisissez si vous-même devez être signataire, validateur ou observateur. Signataire veut dire que vous signerez également le document de façon électronique.
Validateur indique que vous recevrez simplement les documents pour relecture.
Enfin, un observateur suivra facilement le parcours de signature, de manière extérieure. 

Via le petit moteur de recherche, ajoutez les autres signataires si ceux-ci sont d'ores et déjà enregistrés au sein du carnet d'adresses. Auquel cas, cliquez sur le "+" en bout de ligne. 

Pour que le contact soit complet, il faut que les champs suivants soient remplis : Prénom, Nom, E-mail, Numéro de téléphone.

Vous avez par ailleurs la possibilité de définir un ordre de signature en cochant la case prévue à cet effet. Ainsi, le signataire numéro 1 recevra en premier le document à signer. Alors, seulement lorsqu'il aura signé, le signataire numéro 2 recevra un mail à son tour.  Pour modifier l'ordre des signataires, sélectionner les blocs "Signataires" et placez-les dans l'ordre souhaité.
Une fois les destinataires choisis, cliquez sur "Étape Suivante".

2. DOCUMENTS.

La seconde étape consiste à importer les documents à signer. Ils peuvent provenir de l'espace de stockage Netty ou des fichiers sur votre ordinateur. Ils doivent être au format PDF et sont limités à 10.
De manière automatique, les signatures se placent en fin de document, sur une nouvelle page. Afin d'accéder aux paramètres de la signature, cliquez sur le petit rouage ⚙️ présent sur le haut du document. Cela vous permettra notamment de placer vous-même l'encart de signature.

3. RÉCAPITULATIF.
Nommez votre dossier, changez le délai avant expiration au besoin et vérifiez les informations rentrées. Vous pouvez revenir en arrière à tout moment afin de modifier un signataire ou un document au besoin.

Puis cliquez sur "Envoyer pour signature". Une fenêtre en pop-up vous indiquera le nombre de crédits consommés pour la signature.

4. SIGNATURE.
Selon les destinataires choisis, si des validateurs ont été ajoutés, ils recevront, en premier lieu, un mail pour pouvoir valider les documents.
Les signataires recevront ensuite un mail les invitant à signer le/les document(s) via un lien. Ils devront lire le document en entier, certifier qu'ils l'ont lu puis pourront cliquer sur "Commencer à signer." 



Selon la méthode d'authentification choisir, un code sera envoyé par SMS ou par e-mail. Le signataire devra alors reporter le code reçu sur la fenêtre YouSign. Puis cliquer sur "Signer".

La signature du document sera prise en compte. De votre côté, au sein du logiciel, vous pourrez retrouver la progression du parcours. 

En cliquant sur la loupe, vous retrouverez le détail de chaque signature en cours. Au besoin, il vous est possible de Relancer par mail le signataire afin que celui-ci reçoive un nouveau lien de signature.

Une fois le document signé par tous les partis, les destinataires recevront un dernier mail contenant un lien leur permettant de télécharger le document signé.
Quant à vous, vous aurez également la possibilité de les télécharger directement depuis le dossier de signature sur le logiciel ainsi que le dossier de preuves en format PDF.