La gestion des affaires est une nouvelle fonctionnalité vous permettant de suivre plus précisément les différentes étapes d’une transaction (vente/location).
Cette fonctionnalité vise à optimiser le suivi de vos affaires en vous offrant une vue claire et complète de l’évolution de vos transactions en y centralisant toutes les informations pertinentes (offres d’achats, dossiers locataires, documents Modelo Legal, Partage des honoraires, etc.)
🚀 Table des matières :
Liste des affaires
La liste de vos affaires se trouve dans l’onglet "SUIVI" > “Registre des affaires” :
Créer une affaire
Pour vous aider à créer une nouvelle affaire, voici l'article à consulter : Créer une affaire
Modifier une affaire
1. Si vous souhaitez modifier une affaire, cet article pourra vous aider : Modifier une affaire
2. Il vous sera demandé de confirmer l'annulation de l'affaire.
Cliquer sur "Valider" pour l'annuler définitivement :
Annuler une affaire
1. Pour annuler une affaire, il vous suffira de vous rendre sur l'affaire concernée, puis de cliquer sur le bouton "ACTIONS" situé en haut à droite, puis sur "Annuler" :
2. Il vous sera demandé de confirmer l'annulation de l'affaire.
Cliquer sur "Valider" pour l'annuler définitivement :
Les différents éléments d'une affaire
Une affaire comporte de nombreux éléments. Vous pouvez les retrouver en détail ici :
Les différents éléments d'une affaire
Gestion des états d’une affaire
Chacune de vos affaires passera par différents éléments. Retrouvez la liste des états dans cet article : Gestion des états d’une affaire
Créer/lier une offre d’achat à une affaire
Lorsque vous créez une affaire à partir d'une fiche de bien, il vous est possible de créer ou de lier une offre d'achat à cette nouvelle affaire :
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Si aucune offre d'achat n'est liée au bien : possibilité de créer une nouvelle offre d'achat.
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Si des offres d'achat sont déjà liées au bien : possibilité de lier une offre d'achat existante à l'affaire ou d'en créer une nouvelle.
Vos questions les plus fréquentes
❓ : Que deviennent les biens déjà “Sous compromis” au moment de la sortie des affaires ?
➡️ : Ces biens restent à l’état “Sous compromis” (au lieu de nouvellement “Affaires en cours - Sous compromis”). Toutefois, lors du passage à l'état “Vendu / Retiré” une affaire est automatiquement créée avec les données du bien afin de saisir les informations financières et clôturer l’affaire.
❓ : Qu’advient-il des biens à l'état "Sous compromis" qui n’ont pas d’affaires associées à la sortie de la fonctionnalité ?
➡️ : Lorsque vous passerez la fiche de bien à l'état “Vendu”, une affaire sera automatiquement pré-remplie et créée. Il vous sera demandé de valider les informations de vente de l’affaire pour enregistrement du statut.
❓ : Qu'en est-il des informations renseignées dans les mandats ?
➡️ : Dans le but de prévoir la fin de notre registre des mandats électronique (présent dans l'onglet "SUIVI" > "Registre des mandats"), toutes les informations financières liées à un mandat (Montants, Honoraires, Acquéreurs, Notaires, etc.) seront désormais reportées sur les affaires. Les honoraires des mandats passent en lecture seule à la modification afin d'éviter des mauvaises synchronisations entre les mandats et les affaires.
Toutes les informations saisies dans les affaires sont automatiquement synchronisées sur les mandats pour éviter une double saisie.
❓ : Comment puis-je personnaliser le cycle de vie d'une affaire ?
➡️ : Le cycle de vie d’une affaire est figé sur des étapes précises. Il est cependant possible de modifier les étapes de suivi commercial et supprimer les étapes non obligatoires ou en ajouter des nouvelles.
❓ : Puis-je revenir à une étape précédente si nécessaire ?
➡️ : Non, il n’est pas possible de revenir à une étape précédente. Certains champs obligatoires sont demandés à des étapes clés. Il faudra annuler l’affaire et en recréer une le cas échéant.
❓ : Comment suivre les interactions avec les contacts ? Les actions commerciales ?
➡️ : Il faut utiliser les notes de suivi / tâches afin de spécifier les actions réalisées sur l'affaire. Elles peuvent être retrouvées dans les éléments associés.
❓ : Est-ce qu’on retrouve les informations des partages d’honoraires dans le tableau de bord ?
➡️ : Oui, nous synchronisons les données des affaires avec les mandats de sorte que les données persistent dans le tableau de bord.
❓ : Comment gérer les droits d'accès aux affaires pour chaque négociateur ?
➡️ : En tant que super-administrateur ou administrateur, vous pouvez contrôler l'accès aux données pour vos collaborateurs, notamment pour les affaires.
Suivi ce tutoriel pour découvrir comment procéder : Configuration des droits d'accès
Tutoriel vidéo
▶️ Pour vous aider à maîtriser au mieux cette nouveauté, nous mettons à votre disposition un tutoriel vidéo :